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- SASU et frais déductibles : qu’est-ce que c’est ?
- SASU et frais déductibles : quels types de dépenses ?
- SASU et frais déductibles : conditions à respecter
- SASU et frais déductibles : comment ça marche ?
- SASU et frais déductibles : faire une note de frais
- Les éléments indispensables dans une note de frais
- Les justificatifs à conserver
- Les bonnes pratiques pour éviter tout problème
Créer une SASU (société par actions simplifiée unipersonnelle) signifie devoir apprendre à gérer ses dépenses ! Bonne nouvelle toutefois : certaines d’entre elles peuvent être déduites. On parle dans ce cas des frais déductibles en SASU.
On vous explique l’essentiel à absolument garder en tête sur le sujet.
SASU et frais déductibles : qu’est-ce que c’est ?
Diriger une SASU implique forcément des dépenses : déplacements, repas, matériel, etc. Certaines de ces charges ne sont pas neutres et peuvent peser lourd dans la balance ! Néanmoins, dès qu’elles sont engagées pour l’activité professionnelle, elles peuvent être déduites du résultat de la société : on parle, en SASU, des frais déductibles.
Concrètement, ces frais réduisent le bénéfice imposable. Or, moins de bénéfices à déclarer est égal à moins d’impôt à payer. C’est mathématique ! Il s’agit en outre d’une façon légale et encadrée d’optimiser la fiscalité de son entreprise.
Attention toutefois, car une dépense n’est pas automatiquement considérée comme un frais déductible. Pour entrer dans cette catégorie, elle doit répondre à plusieurs critères :
- être nécessaire à l’activité ;
- rester proportionnée ;
- être justifiée par une facture ou un reçu.
SASU et frais déductibles : quels types de dépenses ?
Les frais déductibles en SASU couvrent un large éventail de situations du quotidien d’un dirigeant. Voici les charges déductibles les plus courantes :
- Les repas : repas d’affaires avec des partenaires (totalement déductibles) ou repas courants (si le dirigeant ne peut pas rentrer chez lui le midi).
- Les déplacements professionnels : utilisation du véhicule personnel (carburant, assurance, entretien, péages, stationnement), billets de train, d’avion ou de taxi. Le calcul peut se faire au réel ou via le barème kilométrique mis à jour chaque année.
- Les frais liés au domicile : si la SASU est domiciliée au domicile du dirigeant, alors une partie du loyer, de l’électricité, d’Internet ou même de l’assurance habitation peuvent être déduits au prorata de la surface utilisée pour l’activité. Autrement dit, en SASU, les frais de logement peuvent être déductibles.
- Les frais spécifiques : formations professionnelles auprès d’organismes agréés, cadeaux d’affaires raisonnables, ou encore certaines dépenses de réception liées à la relation qu’un dirigeant peut entretenir avec un client.
En d’autres termes, bien que la liste des frais déductibles en SASU soit très variée, toutes les dépenses doivent rester en lien direct avec l’activité.
SASU et frais déductibles : conditions à respecter
Vous l’avez sans doute déjà compris, mais toutes les dépenses ne sont pas acceptées. Pour être reconnue, en SASU, comme un frais déductible, une charge doit répondre à 4 conditions simples, mais essentielles :
- elle doit avoir un lien direct avec l’activité professionnelle ;
- elle doit rester raisonnable et proportionnée aux moyens de l’entreprise ;
- elle doit être justifiée par une facture, un reçu ou un document équivalent ;
- elle doit être enregistrée dans la comptabilité de la SASU.
En revanche, certaines dépenses sont exclues. Tel est le cas des amendes, des dépenses personnelles, des voyages ou des cadeaux de luxe, mais aussi de certains impôts.
SASU et frais déductibles : comment ça marche ?
Concrètement, comment faire pour déduire ses frais en SASU ? Deux options s’offrent à vous.
La première est la déduction au réel. Dans ce cas, le président engage des frais et se les fait rembourser sur présentation de notes de frais et de justificatifs (factures, reçus, tickets). L’entreprise les enregistre ensuite dans sa comptabilité et les déduit de son résultat.
La seconde est la déduction forfaitaire. Dans cette situation, pour certaines dépenses régulières, notamment, les déplacements, l’administration prévoit des barèmes (par exemple, pour les indemnités kilométriques). Le remboursement peut alors se faire sur cette base, sans avoir à détailler chaque facture de carburant ou d’entretien.
Dans les deux cas, faites preuve de beaucoup de rigueur ! Une simple note de frais ne suffit pas : elle doit toujours être accompagnée d’une pièce justificative valide. Sans cela, impossible de considérer la dépense des frais déductibles en SASU.
Concernant plus spécifiquement la déduction réelle, vous vous demandez sans doute : comment faire une note de frais professionnelle ? Pas de panique ! On vous explique.
SASU et frais déductibles : faire une note de frais
Dans certains cas, pour que ses dépenses soient reconnues et remboursées, le président de la SASU doit établir une note de frais. C’est un document qui décrit précisément la dépense engagée pour l’entreprise.
Les éléments indispensables dans une note de frais
Pour être valide, une note de frais en SASU doit mentionner plusieurs informations :
- la date de la dépense et le type de dépense (repas, déplacement, achat de fournitures…) ;
- le montant payé ;
- si besoin, des précisions utiles comme le lieu, la raison du déplacement ou le nom des personnes conviées à un repas.
Les justificatifs à conserver
La note de frais seule n’est pas suffisante. Chaque frais doit en effet être prouvé par un document. Cela peut être une facture, un ticket de caisse ou un reçu. Ces pièces doivent indiquer clairement le montant hors taxes, toutes taxes comprises et le montant de la TVA. Elles doivent aussi comporter la mention “payé”.
À noter : conservez bien ces documents, car ils pourront vous être demandés en cas de contrôle fiscal.
Les bonnes pratiques pour éviter tout problème
En outre, en plus des pratiques de base à faire et décrites ci-dessus, voici quelques autres réflexes utiles :
- détailler le plus possible la raison de la dépense ;
- préciser l’identité de la société et du président concerné ;
- vérifier que les justificatifs comportent toutes les mentions obligatoires (date, montant HT et TTC, TVA).
Pour vous aider, pensez également aux modèles de notes de frais à faire en SASU, disponibles sur internet, et qui pourront grandement vous faciliter la tâche.
