Déplier la table des matières Replier la table des matières
Lancer son activité impose de nombreuses obligations juridiques que les entrepreneurs ont parfois tendance à négliger. Parmi elles, se trouvent les normes liées au RGPD. Pourtant, se mettre en conformité RGPD est aujourd’hui indispensable pour exercer une activité entrepreneuriale.
Pourquoi est-il stratégique de respecter la protection des données dès le départ ? Quelles sont les pratiques concrètes à mettre en place pour permettre la conformité RGPD de votre entreprise ? Voici les points essentiels pour sécuriser votre structure.
Conformité RGPD : définition
Avant de se questionner sur comment mettre en conformité votre entreprise, il faut s’attarder sur les notions fondamentales du RGPD.
Être “RGPD compliant” signifie que votre structure respecte les exigences du Règlement Général sur la Protection des Données. Ce texte européen harmonise et encadre toutes les étapes du cycle de vie des données, de leur collecte à leur suppression.
Attention : les données ne peuvent être conservées indéfiniment. Elles doivent être supprimées dès que l’objectif de leur collecte est atteint. Une gestion rigoureuse des durées de conservation est donc indispensable pour garantir votre conformité.
Qui est concerné par les obligations de mise en conformité RGPD ? Depuis son entrée en vigueur en 2018, ce règlement s’impose à tous les acteurs économiques, sans distinction de statut juridique ou de domaine d’activité. Dès lors qu’une organisation manipule des informations relatives à des personnes physiques, elle est soumise à cette obligation de vigilance.
Rappel : seules les données personnelles sont protégées par le RGPD. On parle donc uniquement des informations qui désignent directement ou indirectement une personne physique. On peut, par exemple, citer les coordonnées de contact ou les informations d’identité.
La gestion rigoureuse des données personnelles doit être un axe majeur de la gestion de votre entreprise. En effet, vous pouvez être soumis à des contrôles par la CNIL de votre conformité et, si vous ne respectez pas vos obligations, vous vous exposez à des rappels à l’ordre ou à des amendes administratives.
Bon à savoir : en France, la CNIL (commission nationale de l’informatique et des Libertés) est l’organe de régulation chargé de veiller à ce que la conformité RGPD soit mise en place dans les entreprises.
Comment mettre son entreprise en conformité RGPD ?
La conformité au RGPD va avoir un impact important sur votre activité puisque vous devrez respecter un certain nombre d’obligations. Ainsi, c’est une problématique que vous devez prendre en compte avant de débuter les étapes de création de votre SASU.
Le premier impératif est celui de la transparence. Pour satisfaire à cette exigence légale, toute entreprise doit publier des documents informatifs accessibles sur ses supports numériques :
- La politique de confidentialité : ce document détaille la gestion des données en mentionnant par exemple le nom du DPO ou encore les objectifs de collecte.
- Les mentions légales et la politique de confidentialité : elles garantissent notamment l’identification de l’éditeur du site.
- Les Conditions Générales de Vente (CGV) : vos conditions contractuelles doivent intégrer des dispositions claires sur la manière dont les données de vos utilisateurs sont traitées et sécurisées.
- Le dispositif de gestion des cookies : l’internaute doit être avisé de l’usage de traceurs dès son arrivée sur le site. En pratique, cela se traduit par un bandeau de consentement renvoyant vers une politique dédiée.
Au-delà de cette obligation d’information, garantir la protection des données personnelles en entreprise nécessite de s’assurer de recueillir un consentement libre et non équivoque avant la collecte de données. L’utilisateur doit pouvoir donner son accord via une action positive et disposer de la possibilité de se rétracter à tout moment. Pour l’inscription à une newsletter, vous pouvez passer par un formulaire RGPD garantissant la conformité au règlement.
Garantir la conformité RGPD en entreprise implique également de respecter les droits des personnes. Tout individu dont les données sont traitées bénéficie d’un droit d’accès, de rectification, d’effacement ou encore de portabilité de ses informations.
Enfin, dès lors qu’un organisme récolte une donnée personnelle, il doit en assurer la sécurité. Le responsable de traitement est tenu de déployer un arsenal de protection proportionné aux risques et de notifier les autorités en cas de faille.
Quelles sont les pratiques à adopter pour sa mise en conformité RGPD ?
Face à la densité des exigences réglementaires, assurer la continuité de la conformité RGPD de son entreprise n’est pas facile. C’est pourquoi, il est nécessaire d’intégrer certains réflexes dans votre gestion quotidienne.
Tout d’abord, vous devez mettre en place un registre des activités de traitement. Dans ce registre, il vous faudra lister :
- les finalités du traitement ;
- les catégories de personnes concernées ;
- les catégories de données collectées ;
- les destinataires des données (déterminer les personnes qui y auront accès) ;
- les durées de conservation ;
- la description des mesures de sécurité.
Bon à savoir : une cartographie de vos données est indispensable pour répondre efficacement aux sollicitations de la CNIL.
La deuxième habitude à adopter, est d’informer, systématiquement, les utilisateurs de la collecte de leurs données. Vous devrez également leur rendre accessible un certain nombre d’informations notamment la finalité de la collecte.
Ensuite, vous devez renforcer votre sécurité informatique et organisationnelle afin de protéger les actifs immatériels. Cette sécurité s’articule autour de deux axes :
- Des mesures techniques : protocoles de chiffrement, mise à jour régulière des systèmes, etc.
- Des mesures organisationnelles : mise en place d’une gestion stricte des accès, sensibilisation des équipes aux risques, etc.
La conformité RGPD n’est pas une action ponctuelle, aussi, la dernière habitude que vous devez mettre en place dans la gestion de votre entreprise pour assurer sa conformité au RGPD est la mise à jour régulière de vos pratiques. Votre activité évolue, vos outils changent et vos documents doivent refléter cette réalité. Une actualisation régulière de vos registres et de vos process est la seule garantie pour conserver une protection optimale et conforme à la loi.
Bon à savoir : il existe de nombreux logiciels de mise en conformité RGPD qui peuvent vous aider, par exemple, pour la cartographie des données. Si vous traitez des flux importants de données personnelles, il peut être intéressant pour vous de passer par un tel prestataire, afin de sécuriser votre conformité RGPD.
Si vous souhaitez en apprendre plus sur les obligations du RGPD, n’hésitez pas à consulter l’article dédié à ce sujet sur le site du service public.
